Voorwaarden voor handelaren

Aanbieder: BAXPAY SARL, RCS Lille Métropole 979 498 706, maatschappelijk kapitaal € 7.500, statutaire zetel 679 Avenue de la République, 59800 Lille, Frankrijk.

“Diensten”: de BaxPay-tools voor merchants die u gebruikt om betalingen te accepteren en uw onderneming te runnen: kaartacceptatie, afwikkelingen en uitbetalingen, kaarten indien geactiveerd, e-facturatie, en API’s en integraties. “Klant”: de persoon die u betaalt. “Partner”: een betaalinstelling, acquirer of bank die samen met ons een gereguleerde dienst verleent, momenteel voornamelijk Stripe.

Bij strijdigheid tussen documenten geldt de volgende rangorde: (1) deze Voorwaarden voor merchants, (2) de Servicevoorwaarden, (3) het Privacybeleid. Een ondertekende overeenkomst tussen u en BaxPay prevaleert boven alle drie voor de onderwerpen die zij regelt.

De Connected Account Agreement van Stripe, die u bij activering aanvaardt, is van toepassing op de diensten die Stripe zelf verleent. Dwingende regels van kaartschema’s en partners prevaleren voor de betaling waarop zij van toepassing zijn.

U moet een onderneming of eenmanszaak zijn die handelt voor professionele doeleinden, gevestigd in een land dat wij ondersteunen en wettelijk bevoegd om overeenkomsten aan te gaan. Deze Voorwaarden voor merchants zijn een business-to-business-overeenkomst; regels ter bescherming van consumenten die handelen buiten hun bedrijf of beroep zijn daarop niet van toepassing.

Voordat u betalingen kunt accepteren, moeten wij en onze partners u en uw onderneming verifiëren (cliëntenonderzoek, know your customer / know your business). U moet juiste informatie verstrekken over de onderneming, haar wettelijk vertegenwoordiger en iedere persoon die 25% of meer bezit of zeggenschap heeft, en deze informatie actueel houden.

BaxPay werkt met verificatieniveaus. Elk niveau wordt bereikt wanneer een partner u heeft geverifieerd, en ontgrendelt de functies die via die partner werken. Uw dashboard toont uw niveau en wat nog ontbreekt. Wij kunnen te allen tijde aanvullende documenten opvragen, ook na activering.

Wij of onze partners kunnen een activering weigeren, beperken of beëindigen om juridische redenen, risicoredenen of beleidsredenen, en het is ons niet altijd toegestaan u de reden mee te delen.

Kaartacceptatie: fysiek met een kaartlezer of met Tap to Pay op een compatibele telefoon, en online met betaallinks, de webwinkel en integraties. Andere betaalmethoden verschijnen in uw dashboard wanneer zij beschikbaar zijn voor uw land en abonnement.

Afwikkelingen en uitbetalingen naar uw bankrekening, zoals beschreven in artikel 5.

Onkostenkaarten, e-facturatie, teamtoegang en API’s voor ontwikkelaars, indien geactiveerd voor uw account. De specifieke voorwaarden die bij activering worden getoond, zijn aanvullend van toepassing.

BaxPay is momenteel geen vergunninghoudende betaalinstelling. Gereguleerde betaaldiensten worden verleend met partners die over een vergunning beschikken. Wij beweren geen vergunning of certificering te hebben die wij niet bezitten.

U betaalt de kosten van uw abonnement en de transactiekosten die op het moment van de transactie op onze prijspagina en in uw dashboard worden vermeld. De kosten worden ingehouden op de betalingen die u ontvangt, of op uw BaxPay-saldo.

Abonnementskosten worden aan het einde van elke factureringsperiode verlengd. Wij innen ze eerst van uw BaxPay-saldo en, indien het saldo ontoereikend is, via de betaalmethode die u hebt opgeslagen.

Transactiekosten worden berekend op basis van de verwachte betaalmethode. Indien de klant feitelijk betaalt met een duurdere methode (bijvoorbeeld een internationale kaart), kunnen wij het verschil achteraf innen. Wij brengen nooit meer in rekening dan de gepubliceerde prijs voor de feitelijk gebruikte methode.

Wij kunnen kosten of abonnementen wijzigen met een opzegtermijn van ten minste 30 dagen per e-mail en in het dashboard. U kunt uw account sluiten voordat de wijziging ingaat; anders gelden de nieuwe kosten vanaf die datum. Kosten zijn exclusief btw, indien btw van toepassing is.

Betalingen die u ontvangt, worden na verwerking aan uw saldo toegevoegd en vervolgens uitbetaald op uw bankrekening volgens het door u gekozen schema of op verzoek. Directe uitbetalingen kunnen beschikbaar zijn tegen aanvullende kosten en vereisen een hoger vertrouwensniveau.

Uw saldo wordt aangehouden op uw rekening bij onze acquiring-partner. Het is geen door BaxPay beheerde derdengeldenrekening (escrow) en wordt hier niet aangemerkt als elektronisch geld.

Om uitbetalingen te ontvangen, hebt u een geverifieerde bankrekening op uw naam of op naam van uw onderneming nodig. U kunt deze na activering toevoegen, maar zij is vereist vóór uw eerste uitbetaling.

Uitbetalingstermijnen zijn een streven, geen garantie: banken, feestdagen, controles door partners en de inhoudingen uit artikel 6 kunnen tot vertraging leiden.

Wij kunnen een deel van uw saldo inhouden of uitbetalingen uitstellen wanneer het risico op terugbetalingen, chargebacks of verliezen hoger is dan gebruikelijk. Voorbeelden: een plotselinge verandering in volume, een hoog percentage geschillen, levering ver in de toekomst of een lopend compliance-onderzoek.

Wij informeren u over een reserve en de reden daarvan, tenzij de wet ons dat verbiedt. Wij herbeoordelen deze regelmatig en geven de gelden vrij zodra het risico is verdwenen.

Wij kunnen alles wat u aan ons of onze partners verschuldigd bent, verrekenen met uw saldo of met toekomstige betalingen: kosten, terugbetalingen, chargebacks en de bijbehorende kosten, door u veroorzaakte boetes van kaartschema’s, en negatieve saldi. Indien uw saldo ontoereikend is, moet u het bedrag op verzoek betalen en kunnen wij het innen via de betaalmethode die u hebt opgeslagen.

Wanneer de wet dat vereist (bijvoorbeeld op het gebied van witwasbestrijding, sancties of bevriezing van tegoeden), moeten wij de betrokken gelden inhouden zolang de autoriteit of de wet dat vereist.

U bent de merchant of record: de verkoper jegens uw klant. U bent verantwoordelijk voor de levering van wat u hebt verkocht, voor uw terugbetalingsbeleid en voor de afhandeling van klachten van klanten.

Terugbetalingen die u doet, worden van uw saldo afgeschreven. De oorspronkelijke transactiekosten worden niet gerestitueerd, tenzij uw abonnement anders bepaalt.

Wanneer een klant een betaling bij zijn bank betwist, worden het bedrag en de geschilkosten van uw saldo afgeschreven. U kunt via het dashboard bewijs aanleveren; de beslissing wordt genomen door het kaartnetwerk of de bank van de klant, niet door BaxPay. Wordt het geschil in uw voordeel beslecht, dan wordt het bedrag aan u terugbetaald.

Wij kunnen uw account beperken of sluiten indien uw percentage geschillen of fraude boven de drempels van de kaartschema’s ligt.

U mag BaxPay niet gebruiken voor illegale goederen of diensten, of voor activiteiten die onze partners niet ondersteunen. Hieronder vallen: wapens en explosieven; illegale drugs en drugsgerelateerde artikelen; content en diensten voor volwassenen; kansspelen zonder de vereiste vergunning; nagemaakte of inbreukmakende goederen; piramidespelen of multi-level-marketingsystemen; geldtransfers, niet-gereguleerde cryptoactiva en andere financiële diensten zonder vergunning; en elke activiteit waarbij gesanctioneerde personen of landen betrokken zijn.

De lijst met beperkte activiteiten van Stripe is eveneens van toepassing (stripe.com/legal/restricted-businesses). Sommige activiteiten zijn alleen toegestaan na voorafgaande goedkeuring. Neem bij twijfel contact met ons op voordat u betalingen accepteert.

Indien u wijzigt wat u verkoopt, laat het ons dan weten voordat u daarmee begint.

U bent de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens van uw klanten. BaxPay verwerkt die gegevens namens u, als uw verwerker, wanneer wij de diensten aan u verlenen: betalingen, kassabonnen, de webwinkel, facturen en klantenlijsten.

BaxPay is zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke wanneer wij gegevens verwerken voor onze eigen wettelijke verplichtingen en doeleinden: fraudepreventie, controles ter bestrijding van witwassen, boekhouding en verbetering van onze beveiliging. Onze partners zijn zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke voor hun eigen diensten. Ons Privacybeleid beschrijft deze verwerkingen.

Als uw verwerker, en in overeenstemming met artikel 28 van de AVG: verwerken wij de gegevens van uw klanten uitsluitend op basis van uw schriftelijke instructies, namelijk deze Voorwaarden voor merchants en uw gebruik van de diensten; zorgen wij ervoor dat ons personeel tot geheimhouding is verplicht; treffen wij passende beveiligingsmaatregelen; schakelen wij subverwerkers uitsluitend in onder gelijkwaardige verplichtingen (onze lijst is op verzoek beschikbaar en wij informeren u over wijzigingen); helpen wij u bij het beantwoorden van verzoeken van betrokkenen en bij het nakomen van uw verplichtingen inzake beveiliging, melding van datalekken en gegevensbeschermingseffectbeoordelingen; melden wij u zonder onredelijke vertraging een inbreuk in verband met persoonsgegevens die de gegevens van uw klanten betreft; verwijderen of retourneren wij de gegevens aan het einde van de diensten, tenzij de wet ons verplicht deze te bewaren; en verstrekken wij u de informatie die nodig is om naleving aan te tonen, waaronder het toestaan van redelijke audits.

Doorgiften buiten de Europese Economische Ruimte vinden plaats met de waarborgen die in ons Privacybeleid worden beschreven.

U moet beschikken over een rechtsgrond voor de gegevens die u met ons deelt, uw klanten informeren zoals vereist, en ons geen bijzondere categorieën van gegevens sturen, tenzij een functie dat vereist.

Elke partij houdt de niet-openbare informatie van de andere partij vertrouwelijk en gebruikt deze uitsluitend voor de uitvoering van deze Voorwaarden voor merchants, behalve wanneer openbaarmaking wordt vereist door de wet, een toezichthouder of een partner voor de betrokken betaling.

Uw API-sleutels, webhook-secrets en integratietokens zijn vertrouwelijk. Bewaar ze veilig, plaats nooit geheime sleutels in een browser of mobiele app, en vervang ze indien u vermoedt dat ze zijn uitgelekt. U bent verantwoordelijk voor verzoeken die met uw sleutels worden gedaan totdat u ze intrekt.

Kaartlezers kunnen via uw dashboard worden gekocht of op basis van een maandabonnement worden gehuurd. De prijs, levering en maandelijkse kosten die bij het afrekenen worden getoond, zijn van toepassing.

U kunt een kaartlezer binnen de bij aankoop vermelde retourtermijn in originele staat retourneren voor een terugbetaling volgens het retourbeleid in uw dashboard.

Een gehuurde kaartlezer blijft eigendom van ons of van onze leverancier. Het maandabonnement loopt door totdat u het opzegt. Indien een gehuurde kaartlezer verloren gaat, wordt gestolen of meer dan door normaal gebruik beschadigd raakt, kunnen wij de vervangingsprijs in rekening brengen.

Houd de software van kaartlezers up-to-date, breng er geen wijzigingen in aan en laat het ons onmiddellijk weten als er een verloren gaat of wordt gestolen, zodat wij deze kunnen uitschakelen.

Niets in deze Voorwaarden voor merchants beperkt aansprakelijkheid die wettelijk niet kan worden beperkt, waaronder voor fraude of grove nalatigheid.

Onder voorbehoud daarvan is geen van de partijen aansprakelijk voor indirecte schade, gederfde winst, verlies van omzet of verlies van gegevens. Onze totale aansprakelijkheid jegens u in een periode van twaalf maanden is beperkt tot de kosten die u ons hebt betaald in de twaalf maanden voorafgaand aan de gebeurtenis die tot de vordering heeft geleid.

Wij zijn niet aansprakelijk voor schade veroorzaakt door partners, banken, kaartnetwerken, telecomaanbieders of gebeurtenissen buiten onze redelijke controle.

U vrijwaart BaxPay voor verliezen, boetes en redelijke kosten die het gevolg zijn van uw schending van deze Voorwaarden voor merchants, van de regels van kaartschema’s of van de wet, waaronder chargebacks, boetes van kaartschema’s en vorderingen van uw klanten.

U kunt op elk moment stoppen met het gebruik van de diensten en uw account sluiten via uw dashboard of door contact op te nemen met support.

Wij kunnen deze Voorwaarden voor merchants beëindigen met een opzegtermijn van 30 dagen. Wij kunnen ze met onmiddellijke ingang opschorten of beëindigen bij fraude, een ernstige of herhaalde tekortkoming, een wettelijke of regelgevende verplichting, een besluit van een partner, of een risico op verlies dat wij niet op andere wijze kunnen beheersen. Waar de wet dat toestaat, delen wij u de reden mee.

Na beëindiging houden wij uw saldo aan zolang nodig is om terugbetalingen, chargebacks en verschuldigde bedragen te dekken, wat tot 180 dagen kan duren, en betalen wij het resterende bedrag uit op uw geverifieerde bankrekening. Artikelen 6, 7, 10, 11 en 13 blijven na beëindiging van kracht.

Wij kunnen deze Voorwaarden voor merchants wijzigen. Over een wezenlijke wijziging informeren wij u ten minste 30 dagen van tevoren per e-mail en in uw dashboard, en wij tonen de nieuwe versie en de ingangsdatum op deze pagina. Wijzigingen die door de wet of door een partner worden vereist, kunnen indien nodig eerder van toepassing zijn.

Indien u niet akkoord gaat, kunt u uw account sluiten voordat de wijziging ingaat. Indien u de diensten na die datum blijft gebruiken, aanvaardt u de nieuwe versie. In uw dashboard kunt u bevestigen dat u deze hebt gelezen.

Op deze Voorwaarden voor merchants is Frans recht van toepassing. Elk geschil dat wij niet in der minne kunnen schikken, wordt voorgelegd aan de bevoegde rechter te Lille, Frankrijk.